C’est quoi une assistante virtuelle ? Zoom sur un métier en pleine expansion

par | Mis à jour le 01/09/2022 | Publié le 15/12/2020 | créer son business en ligne | 0 commentaires

Tout le monde connaît le métier d’assistante. Mais connaissez-vous vraiment le métier d’assistante virtuelle ?

Depuis quelques années, ce métier est en plein boum et attire de plus en plus de femmes (et d’hommes aussi, bien qu’ils restent très minoritaires dans cette profession.

Alors si l’idée de vous lancer à votre compte vous titille, je vous ai préparé un portrait détaillé de l’assistant virtuel freelance, pour que vous puissiez vous rendre compte à quel point cette activité est passionnante et variée :

  • Qui sont ses clients ?
  • Quelles sont les missions qui lui sont confiées ?
  • Quelles sont les qualités requises pour exercer ce métier ?
  • Quels sont les avantages quand on est assistante ?
  • Ce métier est-il vraiment fait pour vous (car être assistant web n’est pas fait pour tout le monde) ?

Commençons tout de suite par les clients types d’une assistante virtuelle

Assistanat virtuel : quels clients ont besoin de votre aide ?

Les clients idéaux d’une assistante freelance peuvent être des petites entreprises, des PME, des start-up, mais aussi des entrepreneurs individuels.

L’assistante virtuelle dont j’ai envie de vous parler aujourd’hui a pour client potentiel un infopreneur qui souhaite développer son business en ligne.

Pourquoi vous parler spécifiquement de ces assistantes ? Parce que la demande est grande et les services demandés sont plus variés et enrichissants (à mon sens).

Les assistantes virtuelles de blogueurs infopreneurs ont des clients avec des besoins spécifiques (que nous verrons plus bas).

Les infopreneurs vont en effet déléguer et externaliser des missions pour économiser leur ressource principale : le temps.

Ils n’ont pas encore (voire pas du tout) pour projet d’embaucher des collaborateurs en CDD ou en CDI, et ont besoin de freelances pour accomplir certaines missions, pour pouvoir se concentrer sur des tâches où ils pourront apporter le plus de valeur ajoutée à leurs propres clients.

Leur objectif principal ? Gagner du temps (et de l’argent).

Vous devrez donc être à l’aise avec les outils informatiques, les outils bureautiques et tout ce qui touche au digital pour devenir assistante virtuelle pour infopreneur.

Voyons maintenant plus en détail ce que les infopreneurs choisissent de déléguer.

Les principales missions confiées à une assistante virtuelle

Pour commencer, je dirais que les assistants virtuels peuvent avoir certaines tâches que d’autres n’auront pas. Pourquoi ? Parce que les missions confiées seront différentes selon l’activité du client, mais aussi de son niveau d’avancement dans son business.

Par exemple, s’il fait déjà appel à un community-manager, il ne vous donnera aucune mission en lien avec ses réseaux sociaux.

L’assistante sera parfois un véritable soutien dans la gestion administrative si l’un de ses clients lui confie des tâches administratives et comptables (comme la facturation, la gestion de documents administratifs, les appels téléphoniques, la gestion des courriers…).

Mais ce n’est qu’une infime partie des prestations et tâches courantes que vous pouvez proposer :

  • création et mise en forme de contenus (sur les médias sociaux, sur un blog…), de présentations, de supports de communication, de visuels
  • recherche documentaire
  • réponses aux emails clients
  • montage audio et/ou vidéo
  • gestion des plateformes de cours des clients (mise à jour des tarifs, offres et contenus, réponses aux élèves, résolution des problèmes techniques, aide sur les démarches administratives pour les formateurs datadockés, etc.)
  • automatisation et optimisation des process (surtout si vos clients ont beaucoup d’élèves)
  • création de la stratégie de communication
  • gestion des tunnels de vente (rédaction, intégration…)
  • programmation de newsletters

Cette liste n’est pas exhaustive. En réalité, vous pouvez proposer de nombreuses prestations. Et plus vous aurez de cordes à votre arc, plus vos clients vous confieront de nouvelles missions.

En vous spécialisant, vous offrez à vos clients une palettes de services plus large, mais aussi une réelle expertise qui vous permettra de vous démarquer et d’évoluer par la suite vers d’autres métiers de l’accompagnement d’entrepreneurs, tels que celui de Customer Care Manager (expert de la relation client).

Doriane vous propose d’ailleurs un quiz gratuit pour savoir si une spécialisation en customer care est faite pour vous.

Qualités de l’assistant virtuel

Une assistante virtuelle doit posséder, selon moi, quelques qualités indispensables. Voici celles que j’attends d’une assistante.

Ne paniquez pas si vous ne les possédez pas toutes, car ça ne vous empêchera pas de réussir ;).

L’assistante virtuelle est polyvalente

Une assistante virtuelle doit absolument être polyvalente et faire preuve de flexibilité. Elle est capable de répondre à des mails le matin, d’enchaîner sur la gestion des réseaux sociaux, puis sur la création de contenu, de la recherche d’informations ou de l’intégration sur un site internet.

Etre polyvalent est une qualité indispensable à mes yeux, car votre assistante doit pouvoir switcher d’un business à l’autre tout en restant efficace. Sauf si elle spécialisée…

Mon assistante s’est par exemple passionnée pour le customer care et a choisi de se spécialiser dans la gestion des mails (soit 95 % de son activité avec moi). Elle s’est formée auprès de Doriane et est devenue experte. J’en suis très satisfaite et j’ai constaté une réelle évolution dans la qualité de ses prestations (et de ma relation client au passage).

A l’inverse, je connais une assistante spécialisée en tunnel de vente. Elle gère la technique, l’intégration, etc.

Donc vous avez le choix : accomplir des nombreuses missions différentes et être très polyvalente OU envisager une professionnalisation dans un domaine que vous appréciez particulièrement.

Une assistante de blogueur est déterminée

Elle ne se laisse pas abattre à la première difficulté car elle sera souvent confrontée à des bugs techniques avec les outils informatiques et les logiciels qu’elle et ses clients utilisent.

Elle fera aussi parfois des propositions à ses clients, mais ça ne correspondra pas toujours à leurs attentes. Elle doit donc rester confiante en ce qu’elle propose pour ne pas laisser tomber devant la première difficulté.

L’assistante web est force de proposition

Une assistante est force de proposition. Ses clients délèguent une partie de leur activité (souvent des tâches répétitives et chronophages) car ils n’ont pas le temps et sont à la recherche d’amélioration continue.

Si leur assistante personnelle leur propose des d’améliorations pour leur business, elles sauront ainsi se rendre indispensables et n’auront pas trop de difficultés à se faire connaître (le bouche à oreille fonctionne très bien dans le milieu de l’infopreneuriat).

Une assistante virtuelle est discrète

Même si l’assistante a envie d’être reconnue à sa juste valeur, elle n’aura pas non plus envie d’être sur le devant de la scène. Certes elle est entrepreneuse, mais son ambition n’est pas de s’exposer car elle préfère agir et œuvrer en coulisses.

Par ailleurs, elle aura entre ses mains des informations sensibles et devra faire preuve de la plus grande discrétion. Elle est une personne de confiance.

En travaillant au cœur du business de ses clients, elle connaît leurs stratégies, leurs dates de lancements, leurs clients, etc.

Une assistante est débrouillarde et curieuse

Elle est curieuse, aime apprendre et progresser pour proposer des prestations que ses clients apprécieront.

Elle ne doit pas avoir peur de mettre les mains dans le cambouis, car elle va se servir de nombreux outils. Donc si la technique n’est pas votre tasse de thé et que l’idée de “toucher à tout” vous fait peur, vous ne serez pas épanouies dans votre poste d’assistante.

L’assistante virtuelle est humaine

Elle doit avoir des qualités humaines et relationnelles telles que l’empathie, l’écoute, la résistance au stress, la prise de recul et le fait d’accepter de parfois travailler sous pression.

L’assistante est en relation constante avec l’infopreneur qui est parfois lui-même sous pression. Il pourra arriver qu’il envoie un message un peu sec. Elle devra alors savoir prendre de la distance et ne pas prendre ce ton sec personnellement. Elle sera à ce moment-là un véritable soutien moral pour encourager son client.

Elle va aussi gérer la relation client/prospect. Et à ce titre, elle sera amenée à traiter des mails parfois désagréables, ou qu’elle trouvera parfois injustes. Là aussi elle devra prendre du recul, faire preuve d’empathie, et ne pas prendre les choses trop à cœur pour ne pas s’énerver et répondre calmement.

Après tout, elle représente l’entreprise pour laquelle elle travaille et doit véhiculer son image d’une marque.

Elle devra également encourager et aider les élèves, montrer son excellent relationnel et faire preuve d’empathie pour les motiver.

Avantages du métier d’assistant virtuel

Passons maintenant aux avantages du métier d’assistant virtuel, car ils sont nombreux, surtout quand a envie d’être en télétravail pour travailler de la maison en tant que freelance.

Un travail passionnant pour des entrepreneuses passionnées

En tant qu’assistant virtuel, vous avez certainement besoin de remettre l’humain au centre de votre vie professionnelle.

Si vous avez envie de travailler sur des projets qui ont du sens avec des entrepreneurs passionnés, vous avez choisi la bonne activité professionnelle en ligne !

Vous ne connaîtrez pas la routine, car aucune journée ne ressemblera à une autre.

Etre assistante virtuelle, c’est se tailler un métier sur mesure

Autre avantage non négligeable c’est que le patron, c’est vous (et vous seule).

Vous avez des clients qui vous donnent une liste d’actions à mener, mais vous pouvez organiser votre temps de travail comme vous le souhaitez (ce qui peut également être un inconvénient, nous le verrons plus bas).

Progresser rapidement et pouvoir ensuite se reconvertir

Vous allez progresser à vitesse grand V. En devant le bras-droit de vos clients, vous allez partager les coulisses de leur business. Vous pourrez ainsi acquérir de nouvelles connaissances et compétences et vous serez payé pour le faire…

Il existe peu de métiers où vous êtes rémunérées pour apprendre !

Par la suite, si vous avez envie de vous lancer dans un business digital, vous aurez toutes les compétences pour le faire, car vous aurez été formé auprès de vos clients. Gain de temps assuré !

Pour qui le métier d’assistante virtuelle n’est pas fait

Une assistante virtuelle travaille à distance (dans la grande majorité des cas). C’est un métier qui s’adapte très bien à votre style de vie si vous avez envie de travailler à domicile. Pour autant, tout le monde ne peut pas devenir assistant virtuel

Celles qui n’aiment pas être seules

Dans ce métier, il existe des contraintes auxquelles on ne pense pas forcément au 1er abord, comme le fait d’être seule.

Certes vous travaillez en étroite collaboration avec vos clients, mais vous ne serez pas physiquement à côté d’eux. Et ça, ça pourrait vous peser sur le long terme. Certaines assistantes sollicitent beaucoup leurs clients, et à distance… ça peut très vite devenir pénible pour eux à gérer. Ils font appel à l’externalisation pour gagner du temps, pas pour en perdre avec leur collaborateur.

Donc si vous n’êtes pas rapidement autonomes, vos clients iront voir ailleurs.

Celles qui n’ont pas envie de développer leurs connaissances

Si vous n’avez aucune connaissance sur les outils digitaux et le marketing, vous serez un peu larguées au départ. Il vous faudra apprendre et être suffisamment curieuses pour progresser et pour proposer une large gamme de services.

Il faut également avoir conscience du fait que les outils informatiques évoluent, les techniques marketing aussi (sans parler des algorithmes des réseaux sociaux). Donc si faire de la veille ne fait pas partie de vos priorités, vous serez rapidement dépassées en termes de connaissances.

Vos clients vous rémunèrent aussi pour les connaissances dont vous disposez.

Celles qui n’aiment pas écrire

Si vous n’aimez pas écrire, passez votre chemin. Alors bien évidemment on ne vous demande pas d’écrire pour Molière, mais vous devez avoir une orthographe irréprochable. Vous allez parler au nom de votre client. Vous ne pouvez donc pas vous permettre de commettre des impairs ou des boulettes à répétition.

Vous allez créer des contenus, des supports de communication, répondre aux emails de vos clients… Il faut donc aimer rédiger des contenus ou faire de la prise de notes, qui représentera probablement au départ une grande partie de votre activité.

Celles pour qui le mot “organisation” est un gros mot

Vous aurez plusieurs clients à gérer en même temps, car vous ne serez pas à temps plein avec chaque client. Vous allez donc devoir switcher d’un entrepreneur à l’autre, passer d’un suivi des dossiers clients à un autre et vous adapter.

Et pour que votre business tourne (sans que vous bradiez vos services), vous devez apprendre à fixer vos tarifs. Et pour y arriver, vous devez gérer votre emploi du temps d’une main de maître (x heures pour répondre à x mails, x heures pour faire du montage, etc.).

L’organisation est LA base pour toute assistante qui se respecte.

Comment trouver vos premiers clients ?

Maintenant que vous en savez un peu plus sur le métier d’assistante web, vous vous demandez certainement comment vous allez trouver vos 1ers clients (surtout si vous débutez et n’avez pas encore une solide expérience professionnelle) ?

Voici une petite astuce simple à mettre en place si vous êtes élèves de formations proposant des groupes de discussions avec d’autres élèves (WhatsApp, Facebook, Discord, etc.).

Comment ? En vous faisant remarquer de manière positive. Si vous êtes actives dans ces forums de discussion, que vous publiez des messages positifs (et sincères), que vous répondez de manière pertinente, que vous êtes impliquées et que vous aidez les autres, le modérateur du groupe (qui est très souvent le formateur lui-même), vous remarquera positivement.

Le formateur constatera que vous comprenez son business et que vous l’aidez déjà en tant qu’élève. Et quand il aura besoin de déléguer, il aura envie de faire appel à vous.

C’est d’ailleurs comme ça que j’ai recruté mes 2 assistantes et si je devais en recruter une autre, ce serait de cette même façon.

Comment devenir assistant virtuel freelance ?

Devenir assistante web est une très belle opportunité si l’idée du travail à domicile sur des sujets variés vous fait envie.

Peut-être que vous possédez déjà certaines compétences et connaissances qui vous seront utiles pour commencer. Mais si vous souhaitez vous lancer et que vous hésitez encore, je vous recommande de passer le quiz (gratuit) de Doriane pour savoir si le métier d’assistante virtuelle est vraiment fait pour vous ;).

A l’issue de ce quiz, si vous souhaitez vous lancer dans l’assistanat virtuel, vous pourrez suivre la formation de Doriane. 

Sa formation permet :

  • de comprendre comment fonctionne le business des entrepreneurs
  • de connaître les types de missions qui peuvent vous être confiées
  • de découvrir les outils dont vous aurez besoin pour accompagner vos clients
  • de savoir comment fixer vos tarifs
  • trouver vos premiers clients (en seulement 3 minutes)
  • de devenir une experte de la relation client
  • et bien d’autres surprises…

Mais sa formation à distance permet aussi de devenir Customer Care Manager freelance. Avec les compétences acquises, vous pourrez proposer une multitude d’offres comme :

  • la gestion exécutive : répondre aux e-mails, commentaires sur les réseaux sociaux, groupe, dm…
  • réaliser des audits pour analyser la qualité du customer care et rendre des projets d’améliorations
  • proposer des prestations stratégiques en consulting, des prestation de chef de projet ou de l’accompagnement personnalisé pour améliorer le customer care des clients

Qu'est-ce qu'une assistante virtuelle
Devenir assistante virtuelle
Métier assistante virtuelle

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Travailler de chez soi, sans renoncer à sa vie de famille et à ses convictions, c’est possible. Je m’appelle Emma, en moins d’un an je suis passée de maman au foyer à femme d’affaires (toujours au foyer).

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