22 outils pour gérer votre business en ligne

par | Mis à jour le 18/05/2022 | Publié le 19/04/2022 | créer son business en ligne | 0 commentaires

Depuis que je me suis lancée dans l’entrepreneuriat, j’ai testé pas mal d’outils. Certains me suivent depuis mes débuts, d’autres se sont greffés au fur et à mesure.

Mais une chose est sûre : en rédigeant cet article, je me suis rendue compte que j’ai besoin de beaucoup d’outils pour faire tourner mon business.

Je les choisis pratiques et faciles d’utilisation pour ne pas me prendre la tête avec un surplus de technique inutile. Le but est qu’ils me facilitent la vie pour gérer mon organisation au quotidien, la création de mes formations, mes posts sur les réseaux sociaux ou encore mon site internet.

Je me suis dit que certains pouvaient vous être tout aussi utiles qu’à moi pour gérer votre entreprise. C’est pourquoi je vous propose de découvrir aujourd’hui mes 22 outils d’entrepreneuse.  

Mes outils d’entrepreneuse : catégorie organisation

L’organisation et moi, ça fait deux (on ne dirait pas comme ça, mais clairement… ce n’est pas mon point fort). 

Le petit hic… c’est que pour gérer mon business, j’ai dû apprendre à m’organiser d’une certaine manière. C’est simple : sans mes outils, je serais perdue 😅.   

Outil n°1 : La suite Google

Google propose de nombreux outils utiles aux entrepreneurs. La suite Google propose l’accès à des boîtes mail, mais aussi un espace de stockage, des outils de traitement de texte, des tableurs, des sondages, un outil de visioconférence, un agenda, etc.

Personnellement, je m’en sers quotidiennement pour des actions précises telles que :

  • traiter mes emails avec Gmail
  • stocker toutes mes données (vidéos de formation, scripts, articles de blog…) sur Google Drive
  • rédiger mes pages de vente, mes articles de blog, mes scripts… avec Google Doc
  • gérer mes plannings éditoriaux et les templates de réponses clients avec Google Sheets (même si très récemment ces deux éléments sont passés sur Notion)
  • créer des sondages que je diffuse auprès de mes élèves afin de connaître leurs besoins et récolter leurs avis grâce à Google Forms

Outil n°2 : Notion

Il y a peu de temps, mon équipe et moi avons basculé sur Notion.

Notion, c’est une application en ligne de prise de notes, de gestion de bases de données, de calendriers, de rappels… La version gratuite suffit si vous n’avez pas besoin de partager vos informations avec plus de 5 collaborateurs, partenaires ou clients. 

Il faut simplement créer un compte et vous pouvez l’utiliser pour votre organisation personnelle, mais aussi pour partager des tableaux avec vos clients si vous êtes freelance, pour partager un espace de travail collaboratif avec votre équipe afin de gérer tout votre business…

Dans le Notion d’Ambitions Féminines, on y a intégré :

  • Un parcours de bienvenue pour les nouveaux membres de l’équipe
  • Les process (customer care, gestion des affiliés, réseaux sociaux, articles de blog, création et gestion de formations…)
  • Le calendrier éditorial pour les articles de blog et les publications Instagram.

Mais les possibilités sont infinies. Vous pouvez faire des to do lists (perso et pro), planifier un projet voyage, gérer vos finances…

Pour apprendre toutes les fonctionnalités de Notion, je vous conseille la formation de Nina qui vous offre un template pour organiser votre semaine.

Outil n°3 : WhatsApp

Whatsapp est une application de messagerie instantanée qui fonctionne avec le numéro de téléphone (mais on peut l’utiliser partout dans le monde tant qu’on dispose d’une connexion internet… ce qui est bien pratique pour moi en tant qu’expatriée 🙂 même si je dois utiliser un VPN pour téléphoner).

Sur Whatsapp, on peut :

  • envoyer des messages écrits et des messages vocaux
  • envoyer des pièces jointes (images, vidéos, documents pdf…)
  • passer des appels vocaux et des visios
  • sans surtaxe sur son forfait téléphonique

Toutes ces fonctionnalités me permettent de rester en contact avec mon équipe, mais aussi de créer les groupes privés des élèves qui souscrivent à la formule premium de mes formations (formule Business des Reines de l’Affiliation et formule Premium des Reines de la Formation).

Dans les groupes privés, mon équipe répond aux questions que se posent mes élèves et ça leur permet également d’échanger avec d’autres entrepreneures pour se créer leur propre réseau, se soutenir, s’entraider et se motiver.

Outil n°4 : Zoom

Zoom est un logiciel de visioconférence qui permet de dialoguer avec une ou plusieurs personnes à la fois. Il fonctionne avec caméra et micro.

Je n’utilise pas ma caméra parce que j’ai décidé de ne pas me montrer mais Zoom me permet d’animer mes masterclass en direct et de les enregistrer pour diffuser le replay par la suite.

Zoom me sert également pour mes réunions d’équipe, mes rendez-vous avec de potentiels partenaires, etc. 

Avec la formule gratuite, vous pouvez accueillir jusqu’à 100 personnes simultanément mais vous serez limitées à 40 minutes pour les réunions de groupe.

La formule à 13,99 €/mois et par animateur lève cette limite de temps (rehaussée à 24 h).  

Outil n°5 : Antidote

Antidote est un logiciel de correction orthographique et grammaticale mais aussi d’aide à la rédaction en français et en anglais.

Personnellement, je l’utilise uniquement comme correcteur pour me faciliter les corrections de textes.

L’outil souligne le mot comportant une faute et vous suggère une correction en vous donnant l’explication. Le logiciel est compatible Windows et Mac et disponible sur mobile également. Pour un abonnement individuel, il coûte 59 € par an.

Mais si vous ne souhaitez pas investir dans un correcteur dès le départ, vous pouvez également utiliser l’alternative gratuite Scribens. Vous n’avez qu’à copier-coller votre texte et cliquez sur « vérifier ». Il surlignera alors les fautes d’orthographe, de grammaire et de ponctuation et vous indiquera la correction.

Mes outils d’entrepreneuse : catégorie réseaux sociaux

Instagram est mon réseau social préféré mais je suis aussi présente sur Facebook et Pinterest. Autant vous dire que créer des publications et les programmer sur trois réseaux sociaux peut devenir une véritable usine à gaz si vous n’utilisez aucun outil !  

Outil n°6 : Canva

Canva est une plateforme de création graphique qui vous sauvera la vie si vous voulez créer des visuels (pour vos réseaux sociaux par exemple).

Pas besoin d’être graphiste, il suffit de sélectionner le format que vous souhaitez créer (story Instagram, post Instagram, épingle Pinterest…) et d’utiliser les templates à votre disposition (ou de créer vos propres templates).

Vous pouvez importer vos polices, utiliser les couleurs de votre charte graphique, ajouter votre logo, des images, des gifs…

Personnellement, je m’en sers pour créer mes visuels de réseaux sociaux mais aussi pour les images de couverture de mes articles de blog, pour créer mes slides de formation ou encore pour créer mes ebooks.

Il existe une version gratuite de Canva mais pour avoir accès à plus d’images, de templates et d’éléments graphiques, il faudra souscrire à la version professionnelle du site (que je vous recommande tant elle me facilite la vie et me fait gagner du temps). 

Avec la version payante, vous pouvez sauvegarder vos logos, vos couleurs… et vous avez accès à pleins de ressources supplémentaires. Donc si vous utilisez régulièrement l’outil, c’est un investissement que je vous recommande vivement.

Outil n°7 : Giphy

Giphy est un moteur de recherche sur lequel vous ne trouverez que des gifs. Je m’en sers pour chercher les gifs qui illustrent mes publications sur les réseaux sociaux (c’est là que je trouve tous mes gifs de Mister Bean…).

Seul bémol : c’est un site américain donc vous devez y faire vos recherches en anglais. Vous pouvez aussi décider de créer vos propres gifs pour Instagram (je vous explique comment faire dans cet article).

Outil n°8 : Tailwind

Tailwind est un site de gestion des réseaux sociaux. Je l’utilise pour programmer mes épingles sur Pinterest. Mais vous pouvez également vous en servir pour votre compte Instagram.

Pinterest est un outil souvent délaissé par les entrepreneures. Pourtant, selon votre domaine d’activité, il peut être très intéressant d’y développer votre présence.

C’est un moteur de recherche plus qu’un réseau social qui permet d’amener du trafic qualifié sur votre site.

Si vous avez besoin d’aide sur le sujet, je vous conseille les ressources gratuites de Déborah pour prendre en main Pinterest et Tailwind.

Outil n°9 : Creator studio

Creator Studio est l’outil de planification de Facebook. Je l’utilise pour programmer tous mes posts sur Instagram et Facebook.

Vous pouvez aussi vous en servir pour analyser l’efficacité de vos contenus (notamment en utilisant les statistiques de vos publications et les données sur votre audience) et pour faire de la publicité Facebook et Instagram. 

Mes outils d’entrepreneuse : catégorie création de formation

J’ai beau ne pas aimer la technique, il a bien fallu que je choisisse des outils pour m’aider à créer mes formations. Heureusement, je n’en ai pas besoin de beaucoup et les trois que j’utilise sont plutôt simples à prendre en main.

Outil n°10 : Mindmeister

Mindmeister est une application de cartographie mentale en ligne. Je m’en sers pour créer mes mindmaps (ou cartes mentales en français).

Une mindmap est une représentation visuelle de vos pensées. Vous partez d’une idée principale et vous faites des liens vers d’autres idées.

C’est un outil très utile quand on crée une formation. Si vous avez déjà suivi une de mes formations, je vous fournis la mindmap de la formation dès le départ pour que vous sachiez exactement tout ce que vous trouverez dedans.

Outil n°11 : Demo Creator (anciennement Filmora Scrn)

Demo Creator, anciennement Filmora Scrn, est un logiciel d’enregistrement d’écran compatible PC et Mac.

En plus d’enregistrer votre écran, vous pouvez aussi enregistrer votre voix via votre micro et/ou votre image via votre webcam, simultanément ou séparément.

Cet outil me facilite la vie car je l’utilise également pour faire le montage de mes vidéos de formation : j’enregistre à la fois mon écran et ma voix à travers le micro. 

Une fois l’écran enregistré, je peux rogner la vidéo, modifier la vitesse, ajouter des annotations puis exporter mes vidéos en format MP4, MOV ou GIF… 

Un superbe gain de temps d’avoir un outil “tout-en-un”.

Outil n°12 : Vimeo

Vimeo est une plateforme pour héberger des vidéos de qualité professionnelle sans publicité pour les utilisateurs. Je m’en sers pour héberger toutes mes vidéos de formation en mode privé (pour éviter le piratage).

Vous pouvez tester le service gratuitement mais vous serez limité à 500 Mo/semaine d’espace de stockage (et jusqu’à 25 Go/an). Il faudra ensuite passer à un abonnement payant entre 5 et 40 €/mois selon la formule choisie.  

Mes outils d’entrepreneuse : catégorie site internet

Pour gérer mon site internet, impossible de me passer de certains outils. Ionos, Divi, Systeme.io et Thrive Leads font partie de mes indispensables que je vous recommande les yeux fermés.  

Outil n°13 : Ionos

Ionos (anciennement 1&1) est à la fois mon hébergeur de site internet et mon fournisseur de nom de domaine.

Un hébergeur de sites web permet de stocker votre site et de le sécuriser. Il propose en général d’acheter votre nom de domaine, qui correspond au nom de votre site internet : dans mon cas ambitionsfeminines.com.

Outil n°14 : Divi

Divi est l’éditeur de mon site WordPress. Il me permet de créer et modifier toutes les pages de mon site. Grâce à ce constructeur de pages, les possibilités sont infinies pour personnaliser votre site à votre image.

Si vous avez besoin d’aide pour créer votre site WordPress avec Divi (qui demande un peu de pratique tellement les fonctionnalités sont nombreuses), je vous recommande la formation de Myriam qui vous explique pas à pas comment installer et sécuriser votre site sous WordPress (en plus, vous avez accès à Divi gratuitement).

Outil n°15 : Systeme.io

Systeme.io est un outil que j’aime beaucoup (vous pouvez retrouver mon avis complet sur Sio en suivant le lien) et qui rassemble beaucoup de fonctionnalités.

Personnellement, je l’utilise pour :

  • créer mes tunnels de vente
  • héberger mes formations
  • gérer mes affiliés
  • encaisser les paiements de mes formations
  • envoyer mes emails et newsletters à mes abonnés

Mais vous pouvez aussi créer votre site internet à l’aide de cet outil, construire vos pages de vente, gérer vos listes emails, trouver des produits affiliés… C’est mon outil chouchou depuis que je l’ai découvert à mes débuts, en 2018.

Outil n°16 : Thrive leads

Thrive Leads fait partie de la suite Thrive Themes. Je l’utilise pour capturer des adresses emails sur mon blog. Systeme.io propose également cette fonctionnalité mais je la trouve plus complexe qu’avec Thrive Leads.

Lorsque je l’ai acheté, l’outil Thrive Leads était disponible seul à la vente. Aujourd’hui, il fait partie d’un pack d’outils de la suite Thrive Themes. Tous ne vous seront pas utiles mais certains valent la peine comme Ultimatum ou les quiz par exemple (je vous invite à lire mon article complet sur les différents outils de la suite). 

Mes outils d’entrepreneuse : catégorie paiements

Pour encaisser les paiements de mes formations sur mon site internet, j’utilise deux outils principaux : Stripe et Paypal. 

Outil n°17 : Stripe

Stripe permet d’accepter des paiements sur mon site web partout dans le monde. Elle est sûre pour moi et pour mes clients qui n’ont qu’à entrer leurs numéros de carte pour régler leur achat d’une de mes formations. 

L’outil est gratuit à installer mais une commission est prélevée pour chacune des opérations : 

  • 1,4 % + 0,25 € pour les cartes européennes
  • 2,9 % + 0,25 € pour les cartes non européennes. 

Stripe me permet aussi de proposer le paiement en plusieurs fois. 

Outil n°18 : Paypal

Sur mon site, j’ai aussi laissé la possibilité à mes clients de payer par Paypal. La plateforme permet également de proposer le paiement en plusieurs fois. 

Elle est gratuite à installer, comme Stripe mais des frais s’appliquent à chaque opération. Les commissions appliquées varient selon beaucoup de critères que vous pouvez retrouver ici

Stripe est largement plus avantageux que Paypal en termes de frais et de taux de change (quand on a un compte Paypal dans un autre pays). 

Mais se priver de Paypal, c’est passer à côté de clients potentiels. Beaucoup de personnes paient tout via Paypal (moi la première). Ça m’est déjà arrivé de ne pas acheter un produit parce que j’avais la flemme de me lever chercher ma carte. 

Mes outils d’entrepreneuse : catégorie expatriés

Si vous êtes expatriées comme moi, vous aurez besoin de quelques outils supplémentaires pour vous aider dans la gestion de votre business. Je vous en présente 4 qui me sont utiles dans ma vie hors des frontières françaises.

Outil n°19 : N26

N26 est une banque en ligne 100 % sur mobile, ce qui est très utile quand on est expatrié. Je l’utilise pour retirer de l’argent à l’étranger et pour régler mes achats sans aucun frais.

Outil n°20 : Wise (anciennement Transferwise)

Wise (anciennement Transferwise), permet de transférer de l’argent en ligne partout dans le monde. Je m’en sers pour réaliser mes virements internationaux à bas prix (1 % du montant transféré).

C’est bien utile quand on a créé son entreprise à l’étranger ou qu’on voyage beaucoup.

Outil n°21 : Skype

Skype permet de faire des visioconférences mais pas seulement. J’ai découvert récemment qu’on pouvait appeler à l’étranger à bas prix en ajoutant du crédit directement sur le logiciel.

Un bon plan pour les expatriés comme moi qui veulent appeler leur banque (ou d’autres institutions) à l’étranger sans que ça leur coûte un bras.

Outil n°22 : Cyberghost 

Cyberghost est un VPN : c’est un logiciel qui vous permet de masquer votre adresse IP. Quand on vit à l’étranger, c’est utile de l’activer pour débloquer des applications et des sites qui sont parfois inaccessibles depuis le pays où vous vous trouvez (TF1 replay par exemple).

Je pense notamment à Whatsapp aux Emirats ou Facebook en Chine.

Pour résumer : 22 outils à tester pour votre business

Il existe de nombreux outils pour vous aider à gérer votre business en ligne. Pour vous organiser, pour gérer votre site internet et vos réseaux sociaux, pour créer vos formations, pour faciliter vos démarches en tant qu’expatriées…

Je vous ai présenté ceux que j’utilise au quotidien pour mon business. 

  1. La suite Google : Gmail, Doc, Sheets…
  2. Notion
  3. Whatsapp
  4. Zoom
  5. Antidote
  6. Canva
  7. Giphy
  8. Tailwind
  9. Creator Studio
  10. Mindmeister
  11. Demo Creator
  12. Vimeo
  13. Ionos
  14. Divi
  15. Systeme.io
  16. Thrive Leads
  17. Stripe
  18. Paypal
  19. N26
  20. Wise
  21. Skype
  22. Cyberghost

Je vous ai donné beaucoup d’outils dont la plupart sont gratuits ou avec un bon rapport qualité-prix (je sais que quand on débute, on n’a pas beaucoup de budget). 

Si je devais vous recommander d’investir dans un seul, ce serait Systeme.io qui est l’outil parfait pour démarrer quand on a un petit budget parce qu’il est très complet et facile à prendre en main. 

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